À PROPOS

L’archivage est une opération qui consiste à organiser, classer et conserver des documents ou des données pour une utilisation future, tout en les protégeant contre les risques de perte ou de détérioration. Il peut s’agir de documents physiques ou numériques.

Archiver vos documents présente plusieurs avantages essentiels, aussi bien pour des raisons pratiques que légales. Voici pourquoi il est important d’archiver vos documents :

• Protéger contre les pertes : L’archivage garantit que vos documents restent accessibles même en cas de sinistre (incendie, inondation, panne informatique)
• Éviter la dégradation : Les documents papier peuvent se détériorer avec le temps, et les données numériques peuvent être corrompues. L’archivage assure une conservation optimale.

L’archivage des documents implique plusieurs étapes clés pour garantir leur organisation, leur sécurité et leur accessibilité. Voici un guide détaillé pour archiver vos documents efficacement, qu’ils soient physiques ou numériques :

1. Identifier les documents à archiver

• Types de documents : Identifiez les documents importants tels que les contrats, factures, relevés bancaires, rapports, documents légaux ou historiques.
• Documents actifs ou inactifs : Classez les documents en fonction de leur fréquence d’utilisation. Les documents actifs restent accessibles, tandis que les documents inactifs peuvent être archivés.

2. Organiser les documents

• Classement thématique : Organisez les documents par catégorie (financier, juridique, administratif, personnel).
• Périodes chronologiques : Classez les documents par date pour simplifier leur suivi.
• Nomenclature claire : Utilisez des titres ou des étiquettes explicites pour chaque document ou dossier.

3. Sélectionner le mode d’archivage

A. Archivage physique :

• Matériel nécessaire :
  • Boîtes d’archivage en carton ou plastique.
  • Chemises, classeurs ou intercalaires pour trier les documents.
• Conditions de stockage :
  • Stockez dans un endroit sec, frais et à l’abri de la lumière pour éviter les dégradations.
  • Évitez les zones exposées aux risques d’incendie ou d’inondation.
• Étiquetage : Identifiez clairement chaque boîte ou classeur avec son contenu et sa période.

B. Archivage numérique :

• Numérisation : Scannez les documents papier pour les convertir en format numérique (PDF, JPEG, etc.).
• Organisation des fichiers :
  • Créez des dossiers sur votre ordinateur ou dans un cloud, avec une arborescence logique.
  • Nommez les fichiers avec des noms explicites (par ex., Facture_2025-01.pdf).
• Stockage sécurisé :
  • Utilisez des disques durs externes, serveurs ou services de cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox).
  • Préférez des solutions sécurisées avec chiffrement pour protéger vos données sensibles.

4. Assurer la sécurité des archives

• Pour les documents physiques :
  • Installez un système de sécurité (armoire fermée, accès restreint).
  • Protégez contre les nuisibles (souris, insectes).
• Pour les documents numériques :
  • Faites des sauvegardes régulières sur plusieurs supports (cloud, disque dur, serveur).
  • Mettez à jour les logiciels de sécurité et utilisez des mots de passe forts.

5. Définir une durée de conservation

• Consultez les obligations légales pour déterminer combien de temps chaque type de document doit être conservé.
  • Exemples :
    • Factures : 10 ans pour les entreprises.
    • Contrats : Variable selon le type de contrat.
• Après la période légale ou utile, envisagez la destruction sécurisée (déchiquetage ou suppression définitive).

6. Mettre en place un suivi

• Registre d’archives : Tenez un inventaire pour localiser rapidement un document spécifique.
• Mise à jour : Révisez régulièrement les archives pour retirer les éléments obsolètes et intégrer les nouveaux.

En suivant ces étapes, vous assurez une gestion efficace et pérenne de vos documents tout en respectant les réglementations. Que vous soyez une entreprise ou un particulier, un archivage structuré vous fera gagner du temps et vous évitera des problèmes.